Pengertian Komunikasi
Istilah
manajemen komunikasi adalah relatif baru. Komunikasi itu sendiri bukan
merupakan bagian penting dari perbendaharaan ka_ ta manajemen sampai akhir
tahun 1940-an dan permulaan 1950-an. Tetapi, sejalan dengan organisasi menjadi
semakin."sadar manusia" dalam pendekatan hubungan manusiawi (lihat
bab 3) dan sejalan dengan para ahli perilaku mulai menerapkan
penelitian-penelitian mereka pada organisasi, komunikasi menjadi bagian
penting yang diperhatikan manajemen. Bagaimanapun juga, komunikasi tetap merupakan
peralatan (tool) manajemen yang dirancang untuk mencapai tujuan dan tidak
dinilai atas dasar hasil akhir dalam komunikasi itu sendiri.
Komunikasi
adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari
seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari
sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah,
intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif
memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan
berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilanketrampilan tertentu
(membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain) untuk membuat sukses
pertukaran informasi.
Komunikasi,
sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan
pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan
para anggota berbagsatuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda
pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai
unsur-unsur :
1. Suatu
kegiatan untuk membuat seseorang mengerti,
2. Suatu
sarana pengaliran informasi dan
3. Suatu
sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individu-individu.
Stoner,
Freeman, dan Gilbert (1995) mendefinisikan komunikasi sebagai the process by
which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic
messages. Komunikasi adalah proses di mana seseorang berusaha untuk memberikan
pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi bisa
dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan berbagai
media komunikasi yang tersedia. Komunikasi langsung berarti komunikasi
disampaikan tanpa penggunaan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak
langsung berarti sebaliknya.
Berdasarkan pengertian di atas,
maka komunikasi memiliki beberapa elemen penting, yaitu:
1. Komunikasi
melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yang efektif terkait dengan
bagaimana orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif.
2. Komunikasi
berarti terjadinya berbagi informasi atau pemberian informasi maupun
pengertian (sharing meaning), sehingga agar pemberian informasi maupun
pengertian ini dapat terjadi, maka pihak-pihak yang berkomunikasi perlu menyadari
dan mengerti berbagai istilah atau pengertian yang mereka gunakan dalam
melakukan komunikasi. Jika tidak, maka kemungkinan terjadinya salah persepsi
dalam komunikasi sangat tinggi.
3. Komunikasi
melibatkan simbol-simbol, yang berarti komunikasi dapat berupa bahasa tubuh,
suara, huruf, angka, dan lain-lain sebagai bentuk simbolis dari komunikasi yang
dilakukan.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
a. Fungsi
informatif
Organisasi dapat
dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota
dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak,
lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang
dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan
organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan,
di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
b. Fungsi
regulatif
Fungsi ini
berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: Berkaitan
dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga
memberi perintah atau instruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya.
c. Fungsi
persuasif
Dalam mengatur
suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil
sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang
lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab
pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan
kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan
dan kewenangannya.
d. Fungsi
integratif
Setiap organisasi
berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang
dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: Saluran komunikasi formal seperti
penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan
kemajuan organisasi. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar
pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Proses Komunikasi dalam Organisasi
1. Komunikasi
Internal
Merupakan
pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan
dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal
dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan
manajemen).
2. Komunikasi
Eksternal
Adalah komunikasi
antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar
organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu : Komunikasi dari
organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah Majalah,
Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur,
Poster, Konferensi pers, dll.
Dimensi Komunikasi Dalam Organisasi
a. Komunikasi
Vertical
Yaitu komunikasi
dari atas ke bawah (downward communication), yaitu komunikasi dari pimpinan ke
anak buah, serta sebaliknya.
b. Komunikasi
Horizontal.
Komunikasi secara
mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, sesama karyawan dan
sebagainya.
Pengaruh Peran terhadap Komunikasi Organisasi
Pentingnya hubungan sebagai pemimpin
organisasi dengan komunikasi, maka perannya harus dijelaskan sehingga akan
jelas pengaruhnya terhadap organisasi. Peran-peran tersebut meliputi :
a. Peranan
Antarpersonal
Wewenang formal
dari seorang manajer secara langsung akan menimbulkan 3 peranan yang meliputi
hubungan antarpersonal yang mendasar,
sebagai berikut :
1.
PerananTokoh.
Terkait dengan kedudukannya sebagai kepala unit suatu
organisasi, pemimpin melakukan tugas yang bersifat seremonial.
2.
Peranan Pemimpin.
Sebagai pemimpin, ia akan bertanggung jawab atas
lancar tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya.
3.
Peranan Penghubung.
Dalam peranannya sebagai penghubung, seorang
pemimpin menjalin komunikasi dengan orang-orang lain di luar komunkasi vertikal
yang dilakukan, baik secara formal ataupun informal.
b. Peranan
Informasional
Dalam
organisasinya, seorang pemimpin menjadi sentral karena ia menjalin kontak
dengan seluruh pihak yang terkait dengan organisasinya. Peranan informasional
ini meliputi :
1.
Peranan monitor.
Pemimpin memandang lingkungan sebagai sumber
informasi. Ia mengajukan pertanyaan kepada rekan dan bawahannya, serta menerima
informasi pula dari mereka yang tanpa diminta melalui kontak pribadi yang
selalu dibinanya.
2.
Peranan penyebar.
Berkebalikan dengan peran sebagai penghubung, ia
menerima dan menghimpun informasi untuk kembali disebarluaskan kepada
bawahannya.
3.
Peranan jurubicara.
Mengkomunikasikan berbagai hal kepada khalayak
c. Peranan
Memutuskan
Berkaitan dengan
pengambilan keputusan dalam organisasi. Pemimpin memegang peranan penting dalam
proses pengambilan keputusan yang dilakukan.
1.
Peranan wiraswasta.
Pemimpin berusaha memajukan organisasinya dengan
mengadakan penyesuaian terhadap perubahan
2.
Peranan mengendali gangguan.
Mengendalikan berbagai gangguan dan tekanan yang
diterimanya ataupun organisasi.
3.
Peranan penentu sumber.
Membuat keputusan dalam berbagai hal, pembagian kerja,
pelaksana kerja serta waktu pelaksanaannya. Dengan kewenangan dalam pembuatan
keputusan tersebut ia dapat mensinergikan segala sesuatunya
4.
Peranan perunding.
Mengkomunikasikan berbagai hal sebagai dasar pertimbangan
dalam pembuatan keputusan.
Terimakasih berbagi ilmunya :)
BalasHapusVisit Us