A.
Definisi
Pengertian Perubahan Organisasi
Suatu variasi dari cara-cara yang
telah mapan,yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta
ditaati oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda dari
apa yang selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.
Pengertian Pengembangan
Organisasi
Suatu pendekatan sistematik,
terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta
memecahkan masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi,
desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya)
yang merintangi efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.
B.
Faktor-Faktor Perubahan Organisasi
Alvin L.
Bertrand berpendapat bahwa awal dari perubahan itu adalah komunikasi, yaitu
proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak yang lain sehingga
dicapai pemahaman bersama, hal ini disebabkan karena adanya pengkomunikasian
gagasan-gagasan, ide-ide, nilai-nilai, keyakinan-keyakinan maupun hasil-hasil
kebudayaan fisik.
Sebuah perubahan
dan pengembangan dapatlah terjadi pada apapun dan siapapun tidak terkecuali
dengan organisasi.Tidak banyak individu atau organisasi menyukai adanya
perubahan, namun perubahan tidak dapat dihindari namun harus di hadapi.
Proses perubahan
organisasi adalah konsep daur hidup atau life cycle. Organisasi mengalami
proses kelahiran pertumbuhan, berkembang, kematangan, kemunduran dan akhirnya
mengalami kematian sebagaimana dalam semua sistem biologi dam sistem sosial.
Secara garis ada dua faktor penyebab terjadinya perubahan dalam organisasi
yaitu:
·
Faktor Ekstern
Adalah penyebab
perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan.Organisasi
bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya.Oleh
karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa
adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya.Artinya, perubahan yang besar itu
terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu.Beberapa penyebab perubahan
organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor
ekonomi dan peraturan pemerintah.
Perkembangan
dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan.
Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern
menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas
dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan,
system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang
ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan
IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi
baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan
perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan
teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup
survive.
·
Faktor Intern
Adalah penyebab
perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat
berasal dari berbagai sumber antara lain:
1.
Problem hubungan antar anggota,
2.
Problem dalam proses kerja sama,
3.
Problem keuangan.
Hubungan antar
anggota yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim terjadi.
Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan bawahan
(hubungan yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan sesama
anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal).
Problem atasan bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut
pengambilan keputusan dan komunikasi.Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan
system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan,
atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb.
Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan
organisasi, misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga
sering menimbulkan problem.Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena
terjadi salah informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti
ini perubahan yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang
digunakan.
Problem yang
sering timbul berkaitan dengan hubungan sesama anggota organisasi pada umumnya
menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota.
Proses kerja
sama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab
dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah system
kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang
digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat
menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. System birokrasi (kaku)
menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan
rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya produktivitas menurun, demikian
sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan menyangkut struktur organisasi
yang digunakan.
Perlengkapan
yang digunakan dalam mengolah input menjadi output juga dapat merupakan
penyebab dilakukannya perubahan. Tujuan penggunaan berbagai perlengkapan dan
peralatan dalam proses kerjasama ialah agar diperoleh hasil secara efisien.
C.
Proses Perubahan
Perubahan
Organisasi merupakan modifikasi substantif pada beberapa bagian
organisasi.Perubahan itu dapat melibatkan hampir semua aspek dari organisasi,
seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen,
mesin-mesin, rancangan organisasi, dan sebagainya.
Alasan mendasar
organisasi memerlukan perubahan adalah karena sesuatu yang relevan bagi
organisasi telah berubah, atau akan berubah. Oleh sebab itu, organisasi tidak punya
pilihan lain kecuali berubah juga. Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan
untuk berubah, yang berasal dari:
a.
Dorongan Eksternal
Dorongan eksternal yang mendorong
organisasi untuk mengadakan perubahan berasal dari lingkungan umum organisasi.
Adanya aturan baru dalam produksi dan persaingan, politik, hukum baru,
keputusan pengadilan, dan sebagainya akan mempengaruhi organisasi. Disamping
itu, berbagai dimensi seperti teknologi, ekonomi dan sosiokultural juga
mempengaruhi organisasi untuk melakukan perubahan.
b.
Dorongan Internal
Pada dasarnya dorongan internal
berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Adanya revisi strategi organisasi
oleh manajemen puncak, akan menghasilkan perubahan organisasi. Dorongan
internal lainnya mungkin direfleksikan oleh dorongan eksternal. Misalnya, sikap
pekerja terhadap pekerjaannya akan bergeser, seiring bergesernya nilai
sosiokultural.
D.
Jenis Perubahan Dalam Organisasi
Secara umum ada dua jenis
perubahan dalam Organisasi :
·
Perubahan Terencana
Perubahan terencana adalah
perubahan yang dirancang dan diimplementasikan secara berurutan dan tepat waktu
sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.
·
Perubahan Reaktif
Perubahan reaktif adalah suatu
respon bertahap terhadap peristiwa ketika muncul.
E.
Langkah-langkah komprehensif dalam proses
perubahan
Ada tujuh
langkah komprehensif yang ditempuh dalam proses perubahan organisasi.
Langkah-langkah tersebut yaitu:
1. Mengenali kebutuhan akan perubahan
2. Menetapkan tujuan perubahan
3. Mendiagnosis apa yang menyebabkan perlunya
dilakukan perubahan
4. Memilih teknik perubahan yang sesuai untuk
mencapai tujuan
5. Merencanakan implementasi untuk perubahan
6. Mengimplementasikan perencanaan perubahan
7. Mengevaluasi perubahan dan tindak lanjut
F.
Ciri-Ciri Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi yang
efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
·
Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan
perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang
tepat dan akurat tentang permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.
·
Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang
akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.
·
Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk
meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam
organisasi.
·
Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan
potensi manusia menjadi bagian terpenting.
·
Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu
memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara
organisasi sau dengan organisasi yang lainnya.
·
Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya
meningkatkan efektivitas organisasi.
Apabila selama
ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka
perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning
organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai :
Organisasi yang
secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan
lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan
memperluas area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu
berubah.
G.
Metode Pengembangan Organisasi.
Dalam kegiatan
pengembangan organisasi terdapat berbagai macam metode yang pada dasarnya
dikelompokan dalam dua macam, yaitu metode pengembangan perilaku, dan metode
pengembangan keterampilan dan sikap.
1.
Metode Pengembangan Perilaku, meliputi :
·
Jaringan Manajerial (Managerial Grid)
Jaringan
manajerial atau kisi manajerial (managerial grid), disebut juga latihan
jaringan (grid training), adalah suatu metode pengembangan organisasi yang di
dasarkan jaringan manajerial. Teori ini di pelopori oleh Robert Blake dan Jane
Mouton. Dalam metode ini dikenal dua dimensi dua perilaku pimpinan, yaitu
perilaku pimpinan yang memusatkan perhatian pada produksi, dan perilaku
pimpinan yang memusatkan eprilakunya pada orang. Dari segi intensitasnya,
seorang pimpinan mungkin dapat menerapkan sekaligus dua perilaku tersebut dalam
intensitas yang sama atau berbeda.
·
Latihan Kepekaan
Latihan kepekaan
(sensitifity training) merupakan latihan dengan kelompok. Oleh karena itu
metode ini di namakan pula metode T-groupe (T= Training). Dalam metode ini yang
di maksud dengan kepekaan adalah kepekaan terhadap diri sendiri dan terhadap
hubungan diri sendiri dengan orang lain. Metode ini berlandaskan pada anggapan
bahwa kesulitan untuk berprestasi di sebabkan oleh adanya persoalan emosional
dari kelompok orang-orang yang harus mencapai tujuan. Metode ini beranggapan
bahwa apabila persoalan emosional itu dapat di atas maka dengan sendirinya
kesulitan untuk beradaptasi dapat di hilangkan.
·
Pembentukan Tim
Pembentukan Tim
(Team Feedback) adalah suatu metode yang berusaha mengumpulkan data-data dari
para anggota organisasi. Data itu meliputi data-data yang berhubungan dengan
tingkah laku,sikap,serta berbagai perasaan lain yang ada pada diri setiap anggota
organisasi. Data-data yang telah dikumpulkan kemudian di susun dan di kembangan
kepada para anggota organisasi yang telah di survai untuk didiskusikan. Dari
hasil diskusi akan di perpleh umpan balik (feedback) dari para anggota
organisasi yang telah di survey, apakah perlu di adakan perubahan atau tidak.
·
Umpan Balik Survei
adalah suatu
metode yang berusaha mengumpulkan data-data dari para anggota organisasi. Data
itu meliputi data-data yang berhubungan dengan tingkah laku, sikap, seta
berbagai perasaan lain yang ada pada diri setiap anggota organisasi.
2.
Metode Pengembangan Ketrampilan dan Sikap
Metode ini
merupakan suatu program latihan yang dilaksanakan secara terus-menerus dengan
tujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap para anggota
organisasi. Metode pengembangan ketrampilan dan sikap ini meliputi :
·
On The Job Training
Latihan ditempat
kerja (on the job training ) ialah latihan kerja ditempat kerja yang
sebenarnya. Latihan ini melatih anggota organisasi untuk menjalankan
pekerjaan-pekerjaan dengan lebih efisien. Didalam latian ini instruksi-
instruksi diberikan langsung kepada anggota organisasi ditempat kerjaanya, baik
yang bersifat kerja sama maupun yang
bersifat perseorangan. Dengan latihan ini diharapkan para anggota
organisasi lebih mampu menjalankan dan lebih menguasai pekerjaannya.
·
Job Instruction Training
Adalah dengan
memberikan petunjuk-petunjuk pekerjaan secara langsung pada pekerjaan dan
terutama digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara pelaksanaan
pekerjaan sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua langkah-langkah yang
perlu dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya.
·
Of The Job Training
Metode off the job
adalah pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan
apabila banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam
penguasaan pekerjaan, di samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan
tidak dapat dlakukan karena sangat mahal.
·
Lecture
Merupakan metode
pelatihan dengan memberikan kuliah atau ceramah dalam rangka penyampaian
informasi-informasi yang dibutuhkan petatar Metode ini mengeluarkan biaya yang
tidak tinggi, namun kelemahannya adalah peserta kurang partisipasi dan kurang
respon.
·
Video Presentation
Adalah prestasi
yang dilakukan melalui media televisi, film, slides dan sejenisnya serupa
dengan bentuk lecture.
·
Role Playing
Merupakan suatu
permainan peran yang dilakukan oleh peserta untuk memainkan berbagai peran
orang tertentu dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda
perannya. Teknik ini dapat mengubah sikap peserta, seperti misalnya: menjadi
lebih toleransi terhadap perbedaan individual dan juga dapat mengembangkan
ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
·
Case Study
Merupakan metode
pelatihan dimana para peserta pelatihan dihadapakan pada beberapa kasus
tertulis dan diharuskan memecahkan masalah-masalah tersebut.
·
Simulation
Simulasi merupakan
suatu situasi atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi
yang sebenarnya, tetapi hanya merupakan tiruan saja dan para pelatihan harus
memberikan respon seperti dalam kejadian yang sebenarnya. Jadi simulasi
merupakan suatu teknik untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep
sebenarnya dari pekerjaan yang akan dijumpai.
·
Self Study
Merupakan teknik
yang menggunakan modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau video tape rekaman
dan para peserta hanya mempelajarinya sendiri. Teknik ini tepat digunakan
apabila jumlah karyawan yang mengikuti pelatihan dalam jumlah yang besar, pada
karyawan tersebar di berbagai lokasi yang berbeda-beda dan sulit mengumpulkan
para karyawan sekaligus untuk bersama-sama mengikuti program pelatihan
tertentu.
·
Programmed Learning
Dalam metode ini,
diberikan beberapa pertanyaan-pertanyaan dan para peserta pelatihan harus
memberikan jawaban yang benar. Metode ini dapat juga melalui komputer yang
sudah mempunyai program tersendiri agar para peserta dapat mempelajari dan
memperinci selangkah demi selangkah dengan umpan balik langsung pada
penyelesaian setiap langkah. Masing-masing peserta pelatihan dapat menetapkan
kecepatan belajarnya.
·
Laboratory Training
Teknik ini
adalah merupakan suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk
mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi. Latihan ini bersifat
sensivitas, dimana peserta menjadi lebih sensitif terhadap perasaan orang lain
dan lingkungan. Laboratory Training ini berguna untuk mengembangkan berbagai
perilaku bagi tanggung jawab pekerjaan di waktu yang akan datang.
·
Vestibule Training
Merupakan
pelatihan yang dilakukan dalam suatu ruangan khusus yang terpisah dari tempat
kerja biasa dan disediakan jenis pelaralatan yang sama seperti yang akan
digunakan pada pekerjaan sebenarnya. Latihan ini berguna sebagai pendahuluan
dari latihan kerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar