Peranan Komunikasi dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi

Istilah manajemen komunikasi adalah relatif baru. Komunikasi itu sendiri bukan merupakan bagian penting dari perbendaharaan ka_ ta manajemen sampai akhir tahun 1940-an dan permulaan 1950-an. Tetapi, sejalan dengan organisasi menjadi semakin."sadar manusia" dalam pendekatan hubungan manusiawi (lihat bab 3) dan sejalan de­ngan para ahli perilaku mulai menerapkan penelitian-penelitian me­reka pada organisasi, komunikasi menjadi bagian penting yang diper­hatikan manajemen. Bagaimanapun juga, komunikasi tetap merupa­kan peralatan (tool) manajemen yang dirancang untuk mencapai tu­juan dan tidak dinilai atas dasar hasil akhir dalam komunikasi itu sen­diri.

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam ben­tuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang di­gunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, ti­tik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif me­merlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengi­rimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilan­ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.

Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang ber­maksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan be­rita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagsa­tuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :

1.       Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti,

2.       Suatu sarana pengaliran informasi dan

3.       Suatu sistem bagi ter­jalinnya komunikasi di antara individu-individu. 

Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) mendefinisikan komunikasi sebagai the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages. Komunikasi adalah proses di mana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang tersedia. Komunikasi langsung berarti komunikasi disampaikan tanpa penggunaan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak langsung berarti sebaliknya.

Berdasarkan pengertian di atas, maka komunikasi memiliki beberapa elemen penting, yaitu:

1.       Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yang efektif terkait dengan bagaimana orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif.

2.       Komunikasi berarti terjadinya berbagi informasi atau pemberian informasi mau­pun pengertian (sharing meaning), sehingga agar pemberian informasi maupun pengertian ini dapat terjadi, maka pihak-pihak yang berkomunikasi perlu me­nyadari dan mengerti berbagai istilah atau pengertian yang mereka gunakan dalam melakukan komunikasi. Jika tidak, maka kemungkinan terjadinya salah persepsi dalam komunikasi sangat tinggi.

3.       Komunikasi melibatkan simbol-simbol, yang berarti komunikasi dapat berupa bahasa tubuh, suara, huruf, angka, dan lain-lain sebagai bentuk simbolis dari komunikasi yang dilakukan.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

a.       Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

b.      Fungsi regulatif

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau instruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

c.       Fungsi persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

d.      Fungsi integratif

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Proses Komunikasi dalam Organisasi

1.       Komunikasi Internal

Merupakan pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen).

2.       Komunikasi Eksternal

Adalah komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan) dengan khalayak audience di luar organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal, yaitu : Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.

Dimensi Komunikasi Dalam Organisasi

a.       Komunikasi Vertical

Yaitu komunikasi dari atas ke bawah (downward communication), yaitu komunikasi dari pimpinan ke anak buah, serta sebaliknya.

b.      Komunikasi Horizontal.

Komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya.

Pengaruh Peran terhadap Komunikasi Organisasi

Pentingnya hubungan sebagai pemimpin organisasi dengan komunikasi, maka perannya harus dijelaskan sehingga akan jelas pengaruhnya terhadap organisasi. Peran-peran tersebut meliputi :

a.       Peranan Antarpersonal

Wewenang formal dari seorang manajer secara langsung akan menimbulkan 3 peranan yang meliputi hubungan antarpersonal  yang mendasar, sebagai berikut :

1.       PerananTokoh.

Terkait dengan kedudukannya sebagai kepala unit suatu organisasi, pemimpin melakukan tugas yang bersifat seremonial.

2.       Peranan Pemimpin.

Sebagai pemimpin, ia akan bertanggung jawab atas lancar tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya.

3.       Peranan Penghubung.

      Dalam peranannya sebagai penghubung, seorang pemimpin menjalin komunikasi dengan orang-orang lain di luar komunkasi vertikal yang dilakukan, baik secara formal ataupun informal.

b.      Peranan Informasional

Dalam organisasinya, seorang pemimpin menjadi sentral karena ia menjalin kontak dengan seluruh pihak yang terkait dengan organisasinya. Peranan informasional ini meliputi :

1.       Peranan monitor.

Pemimpin memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan pertanyaan kepada rekan dan bawahannya, serta menerima informasi pula dari mereka yang tanpa diminta melalui kontak pribadi yang selalu dibinanya.

2.       Peranan penyebar.

Berkebalikan dengan peran sebagai penghubung, ia menerima dan menghimpun informasi untuk kembali disebarluaskan kepada bawahannya.

3.       Peranan jurubicara.

Mengkomunikasikan berbagai hal kepada khalayak

c.       Peranan Memutuskan

Berkaitan dengan pengambilan keputusan dalam organisasi. Pemimpin memegang peranan penting dalam proses pengambilan keputusan yang dilakukan.

1.       Peranan wiraswasta.

Pemimpin berusaha memajukan organisasinya dengan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan

2.       Peranan mengendali gangguan.

Mengendalikan berbagai gangguan dan tekanan yang diterimanya ataupun organisasi.

3.       Peranan penentu sumber.

Membuat keputusan dalam berbagai hal, pembagian kerja, pelaksana kerja serta waktu pelaksanaannya. Dengan kewenangan dalam pembuatan keputusan tersebut ia dapat mensinergikan segala sesuatunya

4.       Peranan perunding.

Mengkomunikasikan berbagai hal sebagai dasar pertimbangan dalam pembuatan keputusan.